Dokumentenschutz oder auch: Operative Arbeit in Projekten


Grundlagen zum Schutz von Dokumenten bei EFI-WAP

Details | hilfedatenschutz/dokumentenschutz-icon-kl.pngWir haben uns viel Mühe gemacht, Dokumente bei EFI-WAP besser schützen zu können. Dazu kommt nun auch eine Funktionalität, die es erlaubt, Dokumente wie in einer Projektablage für einen bestimmten Personenkreis zu hinterlegen.

Das ist zwar nicht das eigentliche Ziel des Wissensaustausch-Portals - aber es ist möglich. Schauen wir uns die Grundlagen zum Schutz der Dokumente einmal näher an....

Erst einmal: Was ist extern / intern bei Dokumenten?

Details | hilfedatenschutz/extern-intern.pngWenn Sie ein Dokument neu anlegen, müssen Sie bereits im ersten Schritt einige wichtige Eigenschaften festeleg. Eine davon ist EXTERNES oder INTERNES Dokument.

Lassen Sie sich durch die Wörter nicht verwirren, es ist eigentlich ganz einfach - beeinflusst aber Ihre Möglichkeiten, ein Dokument zu schützen:

EXTERN:
Sie haben ein interessantes Dokument auf einer Webseite gefunden (vielleicht ist es aber auch Ihre eigene Webseite). Dann brauchen Sie das Dokument nicht auf unseren Server hochzuladen - sondern Sie benutzen sozusagen einen Link zu diesem Dokument, können aber wichtige Informationen dazupacken.

INTERN:
Sie haben selbst ein Dokument erstellt, haben es lokal auf Ihrem PC und möchten dieses zur verfügung stellen. Dann müssen Sie dieses Dokument auf unseren Server hochladen, damit wird es - unserem Sprachgebrauch folgend - zu einem internen Dokument, da wir ja eine eigene Kopie besitzen.

Schutz von Dokumenten

Sie können Dokumente auf unserem Webserver dann schützen - auf unterschiedliche Art und Weise. machen Sie sich aber klar, dass ein EXTERNES Dokument ja eh im Web verfügbar ist, für dieses Dokument ein Schutz irgendwie sinnlos ist. Interne Dokumente (also die, die Sie hochladen müssen) können Sie auf zwei Arten schützen:

Über das setzen einer NUTZERROLLE
Sie können für das Dokument einstellen, ob ein Nutzer des Portales eine bestimmte Rolle haben muss (z.B. seniorTrainer). Das hat zwei Effekte, über die Sie sich klar werdensollten:

-- EIne Einstellung auf eine Rolle ungleich Gast SPERRT GOOGLE AUS (google wird als Gast betrachtet). Ihr Dokument wird im froßen Web nicht sichtbar gemacht!
-- Ein Download des Dokumentes ist dann nur einem angemeldeten Nutzer möglich.Damit fördern Sie unseren gedanken, möglichst viele unbekannte Nutzer 'aus der Deckung' zu locken.

Durch LIMITIERUNG AUF PROJEKTMITGLIEDER (eines bestimmten Projektes):

Um das hinzubekommen, müssen sie das Dokument einem Projekt zuordnen. Ist ein Dokument einem Projekt zugeordnet, können Sie den Zugriff auf dieses Dokument auf die Projektmitglieder genau dieses Projekts limitieren. Zum guten Ton (denke an die Gier von Google!) sollten Sie ihr Dokument mindestens auf die Nutzerrolle Partner einstellen.

Frei - auch für Google - verfügbar

Details | hilfedatenschutz/dokument-frei.pngSo sieht es in der Dokumenten-information aus, wenn Sie die Nutzerrolle nicht eingeschränkt haben, das Dokument ist wirklich frei verfügbar -auch für Google (vor allem: seine Suchmaschinen!).

Und nur in diesem Fall wird auch eine Linkübergabe an Facebook angeboten (siehe Aktions-Icon dazu), denn eine Linkweitergabe an facebook, wenn das Dokument geschützt ist, macht ja keinen Sinn, oder?

Das war einmal - Sämtliche Facebook Share Links wurde im März 2018 aus dem System entfernt!


Dokument geschützt?

Details | hilfedatenschutz/dokument-schutz-durch-rolle.pngHier ist ein Beispiel, bei dem das Dokument auf eine bestimmte Rolle (mindestens!) eingestellt wurde. Die Rollen, die dieses Dokument laden können, werden explizit aufgeführt.

Hier fehlt dann auch das facebook-Icon - eine Übergabe wäre zwar möglich, macht aber keinen Sinn.

Dokumente und Projekte

Details | hilfedatenschutz/dokument-und-projekt.pngIst ein Dokument mit einem Projekt verbunden, wird das auf der Dokumenten-Informations-Seite direkt unter den Dokumentendetails angezeigt. Das sieht dann so aus wie in dem Bild links...

Ein Projekt können Sie bereits beim der Neu-Aufnahme eines Dokumentes mit angeben, Sie können das aber jederzeit auch später nachziehen.

Limitierung auf Projektmitglieder

Details | hilfedatenschutz/dokument-mit-projektschutz.pngIst ein Dokument mit einem Projekt verbunden, können Sie den Schutz des Dokumentes so einstellen, dass nur Projektmitglieder dieses Dokumentes Zugriff haben (sie müssen das aber nicht so einstellen!).

Wie das Dokument (bezogen auf das verbundene Projekt) geschützt ist, zeigt die Dokumenten-Information, das sieht dann so aus wie im Bild links.

Und wozu ist das alles gut? Oder auch: Operative Projektarbeit

Leider sind Sie ein Gast, also nicht angemeldet. Um Dokumente aus Sicht einer Operativen Projektarbeit bearbeiten zu können, müssen Sie einmal angemeldet sein und ausserdem mindestens ein Projekt angelegt haben. Sie möchten das auch nutzen? Kein Problem - Machen Sie einfach Folgendes:

 1 - Melden Sie sich an - Falls Sie noch kein Konto haben, Registrieren Sie sich
 2 - Stellen Sie dann sicher, dass Sie bereits ein Projekt angelegt haben
 3 - Wenn Sie noch kein Projekt angelegt haben - Legen Sie ein Projekt an

Wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind, geben wir Ihnen hier gerne weitere Hinweise. Wie heisst es so schön? Vor den Erfolg haben die Götter den Schweiß gesetzt...


Hilfe für Elemente

Und Personen?

Details | hilfedatenschutz/personenschutz-icon.png

Fragen dazu?

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben oder konstruktive Verbesserungen haben oder vorschlagen möchten, wenden Sie sich doch gerne an uns, nutzen Sie dazu bitte das

Bei Fragen Nehemen Sie doch Kontakt auf Kontaktformular





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