Hilfe zu Dokumenten / zum Anlegen von Dokumenten

Dokumente sind Dateien, die die Nutzer des Portals hochgeladen haben. Dokumente können MS-Word Vorlagen, Flyer, Satzungen sowie spezielle Dokumente aus unterschiedlichen Projekten zur Wiederverwendung sein. Statt ein Dokument hochzuladen, kann auch ein Link zu einem Dokument im Web angegeben werden.

Beachten Sie beim Hochladen von Dokumenten, dass Sie die Rechte an dem Dokument besitzen und dass die Dokumente im Internet frei zugänglich gemacht werden.

Name:
Das Dokument sollte einen sprechenden Namen haben. Es wird der Name übernommen, den die Datei auf dem lokalen PC des Nutzers hat. Also ist es wichtig, dass es schon dort einen sprechenden Namen hat. Aus der Extension des Dateinamens wird automatisch der Dateityp abgeleitet.

Beschreibung:
Hier wird der Inhalt des Dokuments beschrieben und wie es zu verwenden ist.

Kategorie:
Um die Menge der Dokumente zu ordnen, wird jedes Dokument einer Kategorie zugeordnet, wie z.B. Flyer, Satzung.

Schlagworte:
Das Portal führt einen Schlagwort-Katalog mit den wichtigsten Begriffen aus ehrenamtlichen Projekten. Indem ein Dokument anhand der Schlagworte charakterisiert wird, werden Verbindungen zu anderen Dokumenten, Einrichtungen, Personen, Projekten und Veranstaltungen mit ähnlichen Schlagworten hergestellt und angezeigt. Darüber kann man schnell Einrichtungen, Personen, Projekte, Dokumente oder Veranstaltungen mit ähnlichen Interessensgebieten finden. Hier geht es zum Schlagwort-Katalog:Schlagworte

Beziehungen:
Ein Dokument kann für sich allein stehen oder mit einem Projekt verbunden sein. Ist z.B. in einem Projekt ein Projektplan entstanden, der von anderen Projekten wiederverwendet werden kann, dann sollte das Dokument hochgeladen und mit dem Projekt verlinkt werden.
Derjenige, der das Dokument im Portal anlegt, ist der Autor / Eigentümer des Dokuments. Nur er kann die Informationen über das Dokument verändern oder das Dokument löschen. Alle anderen Nutzer können das Dokument herunterladen.

Zum Anlegen eines Dokumentes gibt es die Funktion Dokument Neu anlegen.
Mit einer Folge von Eingabemasken wird der Benutzer geführt, um das Dokument zu beschreiben und hochzuladen.

Ein Dokument hochladen

Noch viel mehr Lernvideos findet Ihr strukturiert und gut aufbereitet im
EFI-Online-Campus

Der Eigentümer eines Dokuments kann festlegen, ob das Dokument für alle (auch Gäste und Google) oder erst ab einer bestimmten Rolle (z.B. EFI-Partner, EFI-seniorTrainer) zugänglich gemacht wird.

Ein Dokument, das mit einem Projekt verbunden ist, kann auch als 'operatives Dokument' gekennzeichnet werden. Dann ist es nur den Beteiligten an diesem Projekt zugänglich.

Personen
Projekte
Einrichtungen
Netzwerke
Veranstaltungen
Dokumente
Glossar

Hilfe zu Besitzrechten

Weiterführende Hilfe zum Ändern von Elementen finden Sie in den folgenden Artikeln:

Personen/Einricht. ändern
Projekte ändern
Dokumente ändern
Veranstaltungen ändern